¿Controlar o gestionar?

“En todo proyecto… algo andará mal”
J. Davidson Frame – Administración de Proyectos

Con bastante frecuencia nuestra organización debe interactuar en el monitoreo de iniciativas y/o planes que son llevados adelante por distintas instancias jerárquicas en empresas; por más proactividad que se pueda desarrollar algunas veces se da que lo previsto no se cumple, algunas veces no se encuentran razones para dicho comportamiento salvo una misteriosa conspiración universal de voluntades.

La sensación que suele quedar en esos casos es que algo diferente pudo haberse hecho, a pesar de la cita “justificadora” del inicio existen ciertos lujos que cualquier organización no debiera darse en la implementación de iniciativas, veamos algunos de ellos:

·         Organización no es sinónimo de improvisación, cuántas veces habrá que escribirlo e inducirlo –y por qué no repetírselo a uno mismo; invocar la flexibilidad para no prever puede ser la excusa universal, pero la verdadera necesidad sigue siendo elaborar planes cuando estos son necesarios.

·         Asignar responsabilidades es casi tan importante como definir qué hacer. Aun a riesgo de formalizar las iniciativas es conveniente establecer quiénes participaran, quiénes coordinarán, controlarán, decidirán; todo esto acota las expectativas y clarifica roles en una situación determinada.

·         Por qué se pierde tiempo señalando a alguien en lugar de ver qué se puede hacer en conjunto. Encontrado el “culpable de turno” se debe reencausar los procesos o las iniciativas haciendo algo que nos acerque más a los propósitos de la acción.

·         Cuando ante desacierto la fascinación por echarle la culpa a otro resulte superior al espíritu por buscar alternativas de solución pruebe reuniendo a los involucrados. La búsqueda de culpables parecer se una tentación seductora que sólo se puede acotar si se acota el anonimato de la crítica.

·         Si es lo suficientemente tarde como para no hacer nada entonces haga algo. Sin lugar a dudas el letargo es tan poderoso que puede hacer fracasar una iniciativa institucional, sea porque quienes deben realizar algo no están motivados o porque la implementación de las iniciativas no les conviene, quienes se oponen deben recibir el mensaje claro y contundente que la respectiva iniciativa está apoyada por quienes detentan el poder en la organización.

Todos estos aspectos entre otros ayudan a guiar la acción para evitar las dilaciones y/o expectativas frustradas, esto nos conduce a una necesidad que todo líder o encargado de una iniciativa debe comprender:

¿Controlar o gestionar?

No se trata de un falso dilema ni de postular un verbo por sobre el otro, sino de resaltar el hecho que ambos deben ir acompañados; controlar coloca el esfuerzo al final de un suceso, pero darle énfasis a la gestión implica tratar de antemano de modo de vivenciar la previsión; así por ejemplo si el objetivo de una iniciativa pasar por mejorar la atención a un cliente, la gestión implica algo tan sencillo como identificar qué acciones concretas deben ser llevadas adelante y cómo monitorearlas lo más tempranamente posible tal que no sea tarde cuando sea tarde.