Crecimiento (iii) – Retener a los valiosos

Hace pocos días, una empresa nos requirió un estudio respecto de sus recursos humanos como parte de un análisis de sus capacidades empresariales; entre los aspectos característicos de su situación se visualizaban los siguientes:

  • Crecimiento de la dotación por una constante incorporación de personal para acompañar el crecimiento de la compañía.
  • Incremento en la tasa porcentual de rotación de empleados, lo que retroalimentaba de manera cíclica la incorporación de personal de reemplazo.
  • Baja motivación del personal causado por la rotación y por ciertas condiciones de trabajo generadas por la propia empresa.

A partir del análisis de causas se identificó que el círculo se completaba con algunos aspectos, en primer lugar el éxodo realimentaba a parir de:

  • Suba coyuntural de los salarios que impactaba en la rotación.
  • Condiciones de trabajo que eran características de la empresa en cuestión.

En situaciones similares, las organizaciones que muestran una incapacidad para retener talento, suelen echar mano a una batería de medidas, comenzando por un incremento salarial y mejora en las condiciones de trabajo, sin embargo…

¿Qué hacer cuando no existe holgura financiera como para hacerlo?

Siendo aquel el camino correcto, lo más recomendable es mejorar la disponibilidad mediante aportes, ingresos de nuevos socios o vía un crédito para la reorganización empresarial.

¿Qué hacer cuando ni siquiera esas opciones están disponibles?

Como afirma aquel viejo dicho, “en tiempos de escasez debe agudizarse el ingenio”, así con financiamiento restringido algunas opciones aún están disponibles, así por ejemplo, si la rotación se define como algo que sucederá de manera inevitable veamos qué se puede hacer:

  • Mejorar y fortalecer el proceso de selección para mejorar el ajuste de los postulantes a los requerimientos institucionales, tratando por este medio de reducir la rotación.
  • Trabajar sobre los aspectos desmotivantes, seguramente se podrá encontrar algunos que no impliquen demasiadas erogaciones.

Si finalmente no se puede hacer nada de esto, su última esperanza que concentrarse en retener lo esencial y preparar a la organización para vivir a dichos niveles de rotación.

 

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Cambio (i) – Liberarse de las excusas

Con este post se inicia una nueva serie de entregas que serán dedicas al cambio y la transición empresarial; en esta primera oportunidad me guiaré por algunos comentarios que presenté en un desayuno en donde había varios interesados en la temática.

Para comenzar y como es previsible, se trata de una cuestión de lo más convocante y atrapante, entiendo que esto se debe al encanto de lo nuevo, a la facilidad con que se puede verbalizar realidades diferentes sin ponerse a pensar en la ataduras y condicionantes de la realidad.

En el encuentro mencionado, cada participante debía responder a tres interrogantes:

¿Qué es cambiar? ¿Cuáles son los abordajes posibles? ¿Cómo manejar la transición?

Para responder qué es cambiar, se debe precisar su definición y su trascendencia empresarial, es así porque cuando se habla de cambio no siempre tenemos lo mismo en mente; acotar la dimensión de significados es importante de manera de fijar el horizonte de atención, puesto que hay quien se imagina el cambio como modificar una tarea, un proceso, otros llaman cambio a “sacar” a una persona o modificar una estructura, a veces se refiere a cambiar una línea de productos o relocalizar una planta. Si todo lo anterior es cambiar, entonces hay grados de complejidad y dificultad de cambio y esto es algo que es necesario tener presente, puesto que:

¡No existe cambio sin dificultad y sin complejidad!

Por más que ambos factores (dificultad y complejidad) vengan dados, cada líder puede trabajar sobre ellos, por ejemplo si en una situación existen una serie de cambios que se deben realizar, se podrá optar por el famoso “one shot” o articular el también famoso “step-by-step”.

¡Definir el abordaje es una tarea indelegable del líder!

Cada una de las variantes, ofrece sus ventajas, en todo caso el desarrollo por etapas intenta reducir el traumatismo que debe asimilar la organización, sin embargo alarga la exposición de la organización al cambio.

¿Cuál es mejor?

Es difícil responder en abstracto, suponiendo que la voluntad para llevar adelante el cambio está, entonces la respuesta a la pregunta sobre la mejor alternativa dependerá de la situación particular de la organización, aquí se puede hablar de:

·         La disponibilidad del recurso humano necesario y su alineación para con el cambio (o al menos que la resistencia entre los actores no sea algo esencial).

·         La urgencia que tenga la institución para instrumentar el cambio determina su abordaje, puesto que si no hay tiempo para elaborar el paso-a-paso no habrá posibilidad de considerarlo.

·         Si la urgencia no es necesaria, entonces se puede optar y allí la preferencia de la alta dirección y del líder, puesto que cada “agente de cambio” intenta darle su impronta al proceso.

Por su parte mucho se ha documentado, y en verdad se trata de un punto común, el hablar de la resistencia al cambio… o debería decir el temor a lo desconocido; en mi experiencia, nada me ha resultado más importante para lidiar con este viejo dilema que comunicar la “realidad esperada”.

La resistencia al cambio generada en una insuficiente comunicación es un lujo carísimo para un proceso de cambio, es necesario que al menos los actores claves sepan y conozcan las expectativas de comportamiento, la justificación del cambio y cómo quedaremos parados luego del cambios, la comunicación es algo crítico, puesto que reduce las barreras al cambio y dicho en criollo, libera al proceso de las excusas.

Hasta la próxima.

Institucionalización – Normas y Procedimientos (Cuarta Parte)

¿Cuál es el próximo paso si ya disponemos de procesos documentados? Sea que estos hayan sido documentados de manera literal, gráfica o una combinación de ambas variantes, la documentación sólo puede ser interpretada como un punto necesario pero no suficiente para el desarrolla de una cultura de la eficiencia en la organización.

Si la documentación se realizó de manera participativa mediante el relevamiento de lo que efectivamente sucede en su organización, entonces habrán surgido algunas preguntas acerca de por qué las actividades se llevan a cabo de esa manera y cómo podrían mejorarse.

Es casi natural encontrar que la interacción de personas hablando sobre un proceso genere espontáneamente variantes que podrían mejorar el desempeño de un proceso, aquí está entonces lo primero que se puede realizar una vez que se ha documentado un proceso, comenzar a trabajar en las oportunidades de mejoras detectadas; si bien ellas pueden enunciarse de manera similar, le corresponderá a la dirección establecer prioridades y asignar recursos cuando estos sean necesarios.

Otro camino en el que se puede apostar a más, es pensar en certificar bajo una norma ISO, disponiendo de su documentación, el próximo paso será montar algunos procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad.

Esto llevará a la organización a orientarse más hacia los procesos y por ejemplo le requerirá el agregado de dos elementos importantes que pueden beneficiar a cualquier organización, se encuentre o no implementando prácticas de calidad.

El primer elemento se refiere a identificar indicadores para cada uno de los procesos, los cuales puedan establecer criterios de eficiencia, es decir qué tan bien se está ejecutando el mencionado proceso.

Una vez que se dispone de suficiente evidencia en forma de registros históricos, entonces se podrá aplicar la ecuación de eficiencia que ya desarrolláramos en otras entregas; la selección de indicadores promoverá el establecimiento de objetivos deseables para el desempeño de cada indicador.

En este punto si intentamos establecer que el indicador representará qué tan bien se lleva adelante el proceso puede abrirse una oportunidad interesante para discutir cuáles son los mejores indicadores en un proceso dado, pues bien hay veces en que esta discusión se agota rápidamente cuando surge uno o pocos indicadores. No sucede lo mismo cuando aparece una combinación de ellos al punto que varios podrían explicar el desempeño del proceso, aquí es cuando en la organización se debe optar.

Podemos afirmar que casi con seguridad en todo proceso surgen algunos indicadores “naturales” que son aquellos que disponen de relevancia, pertinencia y significatividad.

Con indicadores asociados a los procesos, se pueden gestionar estos procesos a través de la asignación de objetivos (segundo elemento) y la definición de estrategias de abordajes.

Haber explicitado el conocimiento a partir de la documentación llevará a la organización a la necesidad de difundir este conocimiento explícito, siendo que lo más tradicional es hacerlo de manera escrita; no obstante poderosas herramientas inundan el mercado que le podrían ayudar a la divulgación, control de contenido, desarrollo de aprendizaje para nuevos integrantes recién llegados a cada proceso.

La incorporación de dichas herramientas es ampliamente sugerida cuando la organización es dispersa geográficamente, tiene volúmenes de trabajo importantes y múltiples condiciones para cada proceso.

En todo caso la documentación de los procesos no es un punto final, sino un punto de partida para el desarrollo de eficiencia operativa.

La experiencia que cuenta

“La inteligencia consiste no sólo en el conocimiento,
sino también en la destreza de aplicar los conocimientos en la práctica”
Aristóteles

Cuando hablamos de temple, por lo general se evoca a la propiedad que tienen los metales en términos de dureza o elasticidad, pero también se utiliza para denotar la fortaleza, la presencia y el atino para enfrentar situaciones desafiantes y potencialmente riesgosas.

Sin entrar a discutir sobre la predisposición natural que cada persona pueda tener para llevar adelante una posición de mando; si hay algo que podemos trabajar para ayudar en la formación de del temple gerencial.

Entre los elementos que forman parte de la “inteligencia directiva”[1] se encuentra la experiencia, aquella que desarrolla y consolida el temple directivo, esta suerte de kilometraje directivo no es sinónimo de simplemente estar es una organización, ni tampoco se relaciona exclusivamente con la posesión de un título universitario, aunque todo esto pueda ayudar.

La experiencia que cuenta es la que nos permite crecer y afianzarnos, aquella que pone a prueba nuestra capacidad gerencial y directiva.

¿Cómo identificarlas?

John P. Kotter, destacado autor en la temática de liderazgo institucional, en una serie de artículos publicados en la Harvard Business Review expuso una interesante guía, la cual sintetizamos a continuación:

Facilitan y desarrollan la experiencia directiva Trabajos que supongan un reto al principio de la carrera.
Modelos muy buenos o muy malos.
Trabajos que amplíen los conocimientos y las relaciones.
Impiden y/o relegan la experiencia directiva Una larga serie de trabajos concretos y técnicos.
Movimientos verticales a lo largo de la carrera profesional.
Ascensos rápidos.
Evaluación y premios basados en el corto plazo.

El esfuerzo y la dedicación pueden ayudar al desarrollo, a partir de lo expuesto, la experiencia directiva debe interpretarse como:

“Una oportunidad de mejora (entendimiento de las técnicas), un medio de para el desarrollo (habilidades) y finalmente el camino para la consolidación (temple directivo)”

 


[1] “La inteligencia directiva – Base de expertise”, Publicaciones de Cátedra de Dirección General de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires (Jorge Washington Barrientos, 2006).

Compromiso, Confianza, Credibilidad

Si pensamos en una organización con management profesional, en donde la propiedad y la gestión se encuentran separadas, la definición de éxito del número uno pasa por el logro de resultados que cumplan con las expectativas que tienen dispuestas los accionistas sobre él o ella.

Sin embargo la rotación de directivos hace pensar que el logro de los resultados puede no generar la sustentación necesaria y por ende garantizar el puesto a su ocupante, si bien esto ofrece algunas lecturas interesantes, digamos que organizaciones fuertemente orientadas hacia los resultados aceptarán el logro de los resultados como una explicación y justificación de la permanencia.

Organizaciones que han pasado por períodos de bonanza en donde los aciertos de la dirección han sustentado la posición institucional, disponen de poderosas razones para sostener a quien los ha liderado en dicho período, esa gratitud institucional resulta en el éxito de quien ocupa el lugar de número. A partir de esto, es indudable que el suceso con que el o la ocupante desarrolle su posición garantiza la supervivencia en lo más alto de la cumbre.

A pesar que los resultados son el criterio rector para garantizar la permanencia institucional, hay veces que esto se relativiza al punto de erosionar la base de sustentación de quien dirige una organización; así por ejemplo en los períodos de transformación, quienes dirigen deben atender además de los resultados a cuestiones que potencialmente pueden desgastar su imagen y hacer dudar de la conveniencia en la continuidad institucional.

En un paper sobre la inteligencia directiva[1] exploramos las razones que explican la sustentabilidad directiva, allí concluimos que los factores sustantivos pasan por conseguir logros, adaptación de la base de expertise, establecimiento de consensos, satisfacción de las exigencias de la coalición dominante, entre las principales; a partir de la repercusión del mencionado trabajo nos dedicamos a repasar situaciones prácticas.

En su trabajo sobre el futuro de la alta dirección (H.O.Maucher y J. Chavez Ruíz, 2002) nos incorporan tres lecturas que reinterpretadas nos ayudan a  explorar facetas en las cuales los directivos deben mantener compensadas para garantizar su supervivencia, en especial en las organizaciones que valoran el equilibrio y no justifican los resultados a cualquier costo.

Esas facetas quedan representadas por tres cuestiones:

·         Compromiso: El cual se refiere a la fidelidad institucional de los ocupantes para con la organización, siendo la dirección un proyecto nada puede opacar el compromiso que quien ocupa la máxima posición debe mostrar.

·         Confianza: Siendo que la sustentabilidad de los directivos deviene de las expectativas de los accionistas, el o la ocupante debe desarrollar esa confianza para con ellos, sin la cual no es posible la continuidad.

·         Credibilidad: Por último la credibilidad que proyecte sobre los subordinados es los que completar la triada de aspectos sobre los que se basa la sustentación.

La evaluación de un número uno no es algo sencillo, pero los factores por los cuales debe atravesar el desempeño no siempre son exclusivamente numéricos, siendo así el compromiso, la confianza y la credibilidad no pueden ser ignorados.


[1] Inteligencia Directiva – Publicaciones de Cátedra (Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires, 2006).

Institucionalización y la estratificación de la jerarquía

En cada salto cualitativo que da la organización va transformando su infraestructura y capacidades empresariales, por lo cual es bastante natural pensar que algo debe suceder con la manera en que se toman las decisiones.

Este camino de cambiar implica múltiples facetas, por ejemplo al avanzar de una etapa emprendedora a una empresarial, o posteriormente al consolidar su diseño institucional requiere múltiples ajustes; aunque en esta oportunidad nos concentraremos en la llamada estratificación de la jerarquía.

En el inicio la jerarquía y la propiedad se encuentran juntas, se trata de una amalgama que explica el funcionamiento de toda la organización, el o la fundadora ocupan ese lugar, pero al cabo de un tiempo es necesario empezar a confiar en otro(a) para que ocupe el rol que el #1 deja, allí es cuando comienza la estratificación, la cual responde al siguiente gráfico.

 estratificacion

Entender por qué la organización se estratifica es bastante simple, conocer sus implicancias es un poco más complicado, veamos algunas consideraciones normalmente asociadas a este proceso.

En primer lugar no se trata de una opción, ni de una necesidad, sino más bien de la única oportunidad para mejorar su desempeño ante la complejidad y el crecimiento.

En cada una de las instancias (Emprendedora, Empresarial, Consolidada) la organización mejora su capacidad de toma de decisiones al menos a nivel potencial y esto lo consigue mediante la especialización de la responsabilidad.

Lo que le sucederá al emprendedor no es tanto un secreto, sin embargo no es tan fácil  interpretar qué roles pueden ocupar quienes lo acompañaron desde siempre, se trata de un crecimiento donde los “antiguos camaradas” buscan su lugar en la nueva organización.

Una pregunta crucial es si los “los compañeros de aventura” tienen la capacidad para adecuarse a las nuevas circunstancias o si su permanencia será una mera recompensa a la fidelidad; indudablemente se trata de un pregunta de proporciones trascendentes porque toca muchas perspectivas, desde las estrictamente profesionales hasta las más emotivas.

La experiencia indica que los “compañeros de aventura” pueden no ser un “sobre equipaje”, puesto que la mayoría de las veces logran adaptarse, en especial cuando son profesionales y logran adecuar su desempeño a las nuevas circunstancias; pero también existen casos en los que “el equipaje” es sólo un conjunto de buenas personas.

¿Cuáles son las claves para la adaptación del equipo?

Como usualmente manifestamos este tipo de entregas no puede interpretarse como una solución general y en todos los casos es pertinente recurrir a una evaluación profesional para ponderar los aspectos situacionales.

No obstante, y como aspecto principal, se requiere que identificar la brecha entre las capacidades del equipo y las requeridas por la situación, algunas brechas se pueden reducir con capacitación o profesionalización, en tanto que otras veces se precisar incorporar sangre nueva que ya tenga el millaje.

Si bien es posible realizar un análisis para determinar lo anterior, la experiencia también indica que es el fundador el que marca el paso al respecto.

El marido ausente

A pesar del título no tenga expectativas que esta entrega se referirá a cuestiones maritales, más bien nos concentraremos en una situación que hemos encontrado en organizaciones y que de manera simpática la bautizamos así.

Stephen Robbins[1] afirma que en la dinámica de los sistemas sociales los espacios que no son ocupados por unos serán ocupados por otros, de manera más coloquial si Usted no se ocupa de sus asuntos estos serán tratados por otras personas (en el mejor de los casos) o nos los hará nadie quedando en la nada.

Hace un tiempo nos tocó vivir una situación con una organización cliente en la cual la dinámica de nuestra colaboración nos llevó a una reunión con dos de los cuatro socios del lugar, ellos transmitían un verdadero y profundo respeto por los otros dos socios, uno de ellos sólo pasaba por la empresa dos veces por semana y el restante venía sólo trimestralmente ya que residía en otra ciudad.

Cuando se habla de sociedad empresaria Usted puede participar como un socio en la dirección, y “vivir” la organización o solamente considerarla como una inversión, ambas lecturas no sólo son diferentes sino que impactan en el funcionamiento institucional de manera distinta.

La “afectio societatis” se materializa de manera particular cuando el día-a-día es manejado por alguno de los socios con el resto ausente, existen veces en que esto es producto de un acuerdo o hasta de repartición de cargos y roles; lo que nosotros llamamos la atención es a la disfuncionalidad que genera cuando las expectativas no se cumplen, cuando se espera la colaboración y esta no está, en definitiva porque la presencia consolida y prestigia, claramente…

¡Un socio ausente es… un socio ausente!

En otra oportunidad en el marco de una organización que está llevando adelante importantes cambios, se creó un ámbito de discusión y seguimiento de temas que se refieren al proyecto en cuestión, ese punto de encuentro resultó en una reunión semanal con agenda previamente acordada, y en la cual se repasan los temas relevantes; ante esta circunstancia uno de los gerentes comenzó a ausentarse sistemáticamente de las reuniones, algunas veces justificadamente otras haciendo uso de la creatividad para excusarse.

¿Qué importancia tiene la presencia?

En primer lugar y tal cual lo sugiere Robbins, alguien ocupará su espacio social, pero también, y lo más delicado es no poder decidir sobre aspectos que incumben al área ausente, en tal sentido la ausencia desprestigia la reunión y evita que lo necesario sea tratado.

En épocas en las que el tiempo gerencial es escaso también corresponde preguntarse si en verdad la reunión tiene sentido y qué puede agregar, y este es todo un punto dado que suelen existir las reuniones para pasar el tiempo y esto ciertamente es una práctica censurable; administrar cuidadosamente la agenda directiva se ha vuelto casi un arte para directivos y gerentes.

Sin embargo, recuerde que las ausencia tiene múltiples lecturas en la dinámica social y política de una organización y que en aquellas reuniones que son importantes Usted, si es invitado debe estar, de lo contrario actuará como se bautizara simpáticamente…

Será el marido ausente


[1] Profesor de la Universidad Estatal de San Diego (California, Estados Unidos).