Institucionalización – Normas y Procedimientos (Cuarta Parte)

¿Cuál es el próximo paso si ya disponemos de procesos documentados? Sea que estos hayan sido documentados de manera literal, gráfica o una combinación de ambas variantes, la documentación sólo puede ser interpretada como un punto necesario pero no suficiente para el desarrolla de una cultura de la eficiencia en la organización.

Si la documentación se realizó de manera participativa mediante el relevamiento de lo que efectivamente sucede en su organización, entonces habrán surgido algunas preguntas acerca de por qué las actividades se llevan a cabo de esa manera y cómo podrían mejorarse.

Es casi natural encontrar que la interacción de personas hablando sobre un proceso genere espontáneamente variantes que podrían mejorar el desempeño de un proceso, aquí está entonces lo primero que se puede realizar una vez que se ha documentado un proceso, comenzar a trabajar en las oportunidades de mejoras detectadas; si bien ellas pueden enunciarse de manera similar, le corresponderá a la dirección establecer prioridades y asignar recursos cuando estos sean necesarios.

Otro camino en el que se puede apostar a más, es pensar en certificar bajo una norma ISO, disponiendo de su documentación, el próximo paso será montar algunos procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad.

Esto llevará a la organización a orientarse más hacia los procesos y por ejemplo le requerirá el agregado de dos elementos importantes que pueden beneficiar a cualquier organización, se encuentre o no implementando prácticas de calidad.

El primer elemento se refiere a identificar indicadores para cada uno de los procesos, los cuales puedan establecer criterios de eficiencia, es decir qué tan bien se está ejecutando el mencionado proceso.

Una vez que se dispone de suficiente evidencia en forma de registros históricos, entonces se podrá aplicar la ecuación de eficiencia que ya desarrolláramos en otras entregas; la selección de indicadores promoverá el establecimiento de objetivos deseables para el desempeño de cada indicador.

En este punto si intentamos establecer que el indicador representará qué tan bien se lleva adelante el proceso puede abrirse una oportunidad interesante para discutir cuáles son los mejores indicadores en un proceso dado, pues bien hay veces en que esta discusión se agota rápidamente cuando surge uno o pocos indicadores. No sucede lo mismo cuando aparece una combinación de ellos al punto que varios podrían explicar el desempeño del proceso, aquí es cuando en la organización se debe optar.

Podemos afirmar que casi con seguridad en todo proceso surgen algunos indicadores “naturales” que son aquellos que disponen de relevancia, pertinencia y significatividad.

Con indicadores asociados a los procesos, se pueden gestionar estos procesos a través de la asignación de objetivos (segundo elemento) y la definición de estrategias de abordajes.

Haber explicitado el conocimiento a partir de la documentación llevará a la organización a la necesidad de difundir este conocimiento explícito, siendo que lo más tradicional es hacerlo de manera escrita; no obstante poderosas herramientas inundan el mercado que le podrían ayudar a la divulgación, control de contenido, desarrollo de aprendizaje para nuevos integrantes recién llegados a cada proceso.

La incorporación de dichas herramientas es ampliamente sugerida cuando la organización es dispersa geográficamente, tiene volúmenes de trabajo importantes y múltiples condiciones para cada proceso.

En todo caso la documentación de los procesos no es un punto final, sino un punto de partida para el desarrollo de eficiencia operativa.

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¿Administrar u organizar el tiempo?

“Lo mío son las ventas… no los papeles y los números”
Emprendedor quejándose del manejo de su tiempo

La cita que encabeza este post es la queja recurrente de aquellos que viendo la cantidad de tiempo que les comienza a demandar algunas tareas “burocráticas del negocio”, tratan de encontrar una variante para salirse de este nuevo rol.

El crecimiento, la evolución, las adquisiciones, nuevas contrataciones, todo demanda atención directiva y cuando no hay nadie para hacerlo probablemente todo termine en las manos de la principal figura, sea esta el emprendedor, el gerente, el empresario el dueño.

Por todo esto el desarrollo de la organización que soporte las funciones directivas es fundamental para mantener su tiempo “en orden”, hace tiempo colaborando en una organización un gerente me confesó que para comprar un nuevo perchero se precisaban no menos de seis autorizaciones, incluido la de su jefe el Gerente General; claramente se trata de un ejemplo extremo, sin embargo ilustra el punto que quiero resaltar.

Que se administre el tiempo, es decir la jornada de trabajo implica que ya previamente lo ha organizado, estableciendo cuáles son las áreas de atención directiva, cuáles las instancias que se delegarán y cuánto menos qué aspectos de la jornada actual deberían ser delegados en un futuro.

La organización de la jornada directiva viene aparejada con la delegación, supone que se tiene alguien a quien delegar, que se sabe que delegar y no que todo resulta importante, estratégico o cualquier adjetivo que pueda aparecer.

Si usted es una persona que tiene incontinencia para absorber tareas, una buena asistente podría oficiar de freno para que reciba más que las tareas que se hayan definido como críticas y por así decirlo, superen “la prueba del perchero”, esto implica que alguien costee cuánto costó la autorización del perchero, cuánto vale el bendito perchero, qué tan importante y/o estratégico era su compra como para distraer atención directiva.

¿Cómo hacerlo?

Una buena práctica son las alertas tempranas, las cuáles se definen como situaciones o condiciones de la marcha del negocio que la dirección debe estar enterada, de modo que esos criterios de actuación una vez definidos permitan delegar un control, una autorización, una ejecución.

¿Qué se requiere para implementarlo?

Lo primero es la voluntad, la intención traducida a hechos, revisar su agenda para ver en qué ha invertido el tiempo es buen inicio, definir áreas de preocupación y establecer cómo y por quién serán tratadas.

Un requisito adicional es que tanto como delegue, tanto como deberá instrumentar un sistema de gestión con controles que sean pertinentes y le garanticen su tranquilidad.

La institucionalización y la receta de la formalización

Entre varios fenómenos e instrumentos que empujan hacia la institucionalización, la formalización se destaca de sobremanera y esto sencillamente porque una organización institucionalizada confía a las normas el funcionamiento institucional más que en el juicio ad hoc de las personas.

Así por ejemplo, una pequeña organización que se encuentre en una etapa emprendedora y sus negocios rentables la empujen a crecer dispondrá de dos opciones:

·         Por un lado crecer acentuando protagonismos de personas claves, camino que buena parte de los emprendimientos suele seguir, por cierto con buenos resultados iniciales hasta que el sesgo funcional muestra su lado débil por el acostumbramiento a “personas fundamentales”.

Buena cantidad de los propios fundadores autodidactas suelen preferir esta variante, en general se ha coincidido que es natural, pero también es pertinente reflexionar que la simplicidad de hoy compromete el mañana.

Alguna vez charlando con un amigo empresario (dueño de varios emprendimientos) me confesaba que el precisaba que sus empresas pudieran ser controladas a través de pocas personas claves, el punto central es que esta alternativa limita de por sí el tamaño y crecimiento de la organización y naturalmente la cantidad de emprendimientos, aunque fuera intuitivo o de manera razonada sus emprendimientos mantenían la misma escala, cada vez que incorporaba uno al poco tiempo de deshacía de algún otro.

·         Cuando la organización precisa crecer más allá de un punto, o está amenazada la permanencia de las personas claves o sencillamente se ha identificado que las normas podrían ayudar a la organización, entonces es tiempo de pensar en la formalización.

Esta segunda alternativa es preferible en algunas ocasiones, pero es preciso otorgarle su real dimensión en el caso de los emprendimientos que son más vulnerables al sobrepeso de la formalización.

Es frecuente la sobre o subestimación de emprendedores respecto de esto, la reflexión más concreta que solemos compartir con ellos es que la formalización como otras tantas iniciativas le garantiza mayor organización, pero no más negocios, podrá liberar tiempo gerencial pero no hará que sus gerentes automáticamente tomen mejores decisiones, etc.

He visto también que a veces los emprendedores quieren comenzar la formalización por áreas o procesos no recomendables, el criterio siempre es comenzar allí donde es posible establecer rutinas de trabajo, es justamente a partir que la organización establece rutinas y se crea un marco de predictibilidad que la formalización surge.

Desde que ha sido estudiada y verificada en la practica se sabe que formalización es útil cuando la improvisación que caracteriza a la etapa emprendedora pierde sentido, esto se da porque en algún momento una organización que crece debe necesariamente orientarse plenamente a la búsqueda de la eficiencia, sea de productos, de servicios, de procesos administrativos, de gestión, etc.

En estas circunstancias la repetición sistemática de procedimientos que soportan rutinas hecha mano a las ventajas de la especialización de las tareas.

¿Y cómo es esto posible se preguntará?

La especialización se explica usualmente mediante la aplicación del concepto de la fragmentación, este concepto que puede ser rastreado hasta el trabajo de René Descartes quien en el Discurso del Método propone la separación de una parte compleja en tantas partes hasta que cada una de ellas sea inteligible.

¿Cómo llega eso hasta la especialización?

Al crecer las organizaciones vuelven más complejas sus operaciones, siendo así van diseccionado los procesos hasta que cada uno de ellos puede ser realizado en el marco de una rutina de trabajo.

Naturalmente esto exige que las personas que antes realizaban tareas libremente se ajusten un nuevo marco de funcionamiento, a un libreto, lo cual no siempre es fácil de conseguir sino se prepara a las personas para que su rol se transforme en un puesto de trabajo.

En un sentido casi poético un autor expresó que la formalización implica la renuncia de cierta libertad en la confianza que se encontrará mayor eficiencia, este aspecto ha sido discutido y en la práctica ese cambio requiere algo más que capacitación de los empleados, requiere que ellos comprendan cabalmente las implicancias del cambio y la trascendencia del “nuevo orden”.

La formalización en sus etapas iniciales precisa que se identifiquen cuáles son las acciones,  conjunto de acciones, comportamiento que pueden ser rutinizados, preestablecidos y documentados.

Cuando hablamos de acciones o conjunto de acciones estamos hablando de formalización de procesos y cuando hablamos de comportamientos hablamos de formalización de los puestos, definidos el “quién”, el “qué” y el “cómo” entonces podemos hablar que la organización comienza a orientarse a la eficiencia.

Rutinas escritas o no comienzan a construir el andamiaje para la eficiencia de la institución, si por algún momento duda que esto conduzca a la eficiencia reforzaremos mencionando que la predictibilidad es la causa por la que la repetición de tareas permite crear expectativas de comportamiento, las cuáles luego de mensurarse permiten ver si la organización es o no cada vez más eficiente. Si la duda es cómo se puede medir la eficiencia, visite una entrega anterior[1].

Otro aspecto a resaltar  es que a pesar del intento de formalización siempre debe quedar abierta una válvula de escape, es decir toda norma, todo proceso está dispuesto de manera de prever, todo puesto es normado para cumplir con las pautas prestablecidas, pero qué sucede si alguien a su juicio necesita salirse temporalmente de lo pautado generando una excepción; pues bien, idealmente la propia norma debiera definir quiénes pueden hacerlo y cómo queda esta documentada.

Recientemente en el marco de una actividad alguien me consultó qué hacer cuando las excepciones son tantas que superan a las rutinas, bueno… puesto en lenguaje médico esta receta tiene su prescripción y contraindicaciones, la primera debe aplicarse cuando las rutinas pueden establecerse, pero sino fuera así probablemente sea más eficiente no formalizar y utilizar la flexibilidad y espontaneidades como criterios de funcionamiento.

¿Existe algún efecto secundario?

Sí, en especial cuando se lo utiliza con otros “medicamentos estructurales” y el “paciente” tiene algunas particularidades, trataremos el tema en próximas entregas.


[1] La misma se encuentra disponible en inglés, español y portugués.

La institucionalización – El fundador (Primera Parte)

“No pregunte por qué lo hacemos así, pregunte por qué ella lo quiere así”
Un Gerente hablando de la Fundadora

En esta entrega referida a la institucionalización describiremos brevemente el rol que tiene el (o la) fundador(a) en la organización; él ó ella es la figura central de todo cuanto sucede en la misma y su mera presencia representa todo lo bueno que le ha sucedido, se trata de la historia de éxito personificada, la visión y la capacidad que confluyen en una sola persona, pero a la vez también muestra las contradicciones y las limitaciones cuando no es capaz de interpretar cambios o ajustes a los ritmos que le demanda la organización y la situación.

Para reflexionar sobre la institucionalización podemos compartir reflexiones que iremos desmenuzando:

· Quien ha trabajado con el emprendedor que ha creado su empresa sentirá que no se compara con el (o la) fundador(a) dirigiendo una gran organización, si bien ellos (ó ellas) son la organización su realidad es diferente.

· La personificación de la empresa es muy positiva como historia de éxito y el entendimiento de lo que allí sucede no se puede adquirir sin entender a la persona (y al personaje) que le dio nacimiento.

· Quien está en los inicios de una organización juega un rol diferente de quien ya sólo influye en la dirección, y entiende que su organización debe realizar ciertas adecuaciones para continuar. Estas realidades alcanzan para plantear diferencias sustantivas en el comportamiento de las organizaciones.

Establecido lo anterior, es oportuno relacionar al emprendedor y el surgimiento del negocio; pues bien, en el inicio el emprendedor encuentra una oportunidad que no está atendida o que mediante una innovación puede ser mejor aprovechada. A menudo escucho entre emprendedores, expresiones tales como “Me di cuenta que podía hacerlo mejor”, “nadie exploró hacerlo de la manera en que lo hacemos”, “tal vez fuimos originales al darnos cuenta”; así en el inicio el (o la) fundador(a) atrapa una idea sobre un negocio.

La idea no tiene porque ser propia, a veces la fuente de inspiración viene de otros y el emprendedor sólo innova a partir de ella, probablemente la historia más paradigmática sea el “descubrimiento” de los hermanos Mc Donalds por parte de Ray Kroc.

El segundo punto alrededor de un negocio es la disponibilidad de recursos para llevarlo adelante, cuando la persona se compromete con su patrimonio se da una simbiosis entre la propiedad, el sentimiento, la familia y el negocio; esta realidad difiere cuando el riesgo del dinero lo asume un tercero ajeno al (o la) fundador(a).

También es necesaria la capacidad para materializar la idea original en un negocio rentable; esa capacidad la mayoría de las veces la tiene la persona que lo inicia, pero puede darse que no la disponga y entonces requiera ayuda; el (o la) fundadora suelen tener la habilidad para encontrar la gente necesaria, sabiéndola conducir.

Así resulta que el(a) fundador(a) es quien amalgama todo y lo pone en marcha, todo se aglutina alrededor de su persona estableciendo el ritmo de la organización, manteniendo la flexibilidad para adecuarse a las circunstancias.

Which are the questions to find your own business model?

Many years ago I started to work with business model term, my concern was to reduce the span of meanings the term used to have, in 2001 the term was and still is very popular, mainly because of internet era make it a kind of wildcard in business occasional chats.

In management, many terms are used in ordinary conversations without any precision at this point the only term that was overused were probably strategy, back to my concern I was looking for a conceptualization that differentiate the element of any business model from the skills you need to implement it successfully.

After reading the “Profit Zone” from Adrian Slywotzky and “What Management is” from Joan Magretta I went to my own research accepting that at least business model requires a two different approaches, the first one is related to entrepreneurs trying to create their own company, the second one is about a manager working in very well established company.

Following those directions my team and I interviewed both type of persons, and as result I published an academic paper titled “Business Model”, in that work I promoted the elements of what I consider a business model.

Following this taxonomy of elements I suggested a set of questions to find your own business model.

1`Why your customers are buying your products and/or services? What is the reason they find in your products and/or services to buy?

The answer to the previous questions, I mean the real answer will give you the value proposition of your business model. The business model are built over this assumption, this firs stone of your pyramid.

2. Who are your clients and who your users?

Splitting clients from users you will get an idea who decides to buy your products and/or services (clients) and who uses them (user), in some occasions both are one person, in other situations they are different persons.

You need to categorize them, finding what every category has in common and why they are your customers, answering this question you will got a clear idea what are the options you have to differentiate the way you treat them.

3.Which activities in your company are creating the value proposition that your customers consider worthy?

Every activity that your company does must be orientated to generate value that customers pay for, since that you need to identify what are the actions that create that characteristics and take care of them.

4. How are you capturing the value your company is delivering?

This question is about how your company is being rewarded for delivering value, what are the characteristics of its revenue, for instance many companies collect their money thru additional services rather than a product, other goes in the opposite way.

Many companies are innovating in how they are getting the revenue, adopting a creative approach to the eldest business dilemma.

5. What are the things you have to deal in order to get succeed?

What are the critical issues in your business, What are the things you need to keep eye on, answering will bring you the key success factors, all those similar reasoning are the real North to orientate your company to pursuit what is important.

6. How to know if your business is going well?

Anyhow you had answered the previous question, you need to identify how to measure those factors, mostly of the times you will need to create a dedicated set of indicators to make the follow up, and those are the key performance indicators.

7. What are the key environmental factors?

Sometimes a particular business depends on specific conditions, as Peter Ferdinand Drucker said many times, someone in the organization should must be looking ahead, beyond the company searching for unexplored territories and/or following those factors that we can’t handle and comes from the environment where the organization is making business. Those are the environmental factors you need to consider as a part of your business model.

8. What are the “big” numbers?

Every organization has its own scale, how bigger is a purchase, what amount involves a big sale, every senior manager and/or small entrepreneur have their numbers fresh, those figures are called big numbers those you have in mind to know the company.

—— 

 The original paper was published in Spanish for the Faculty of Economic Sciences at University of Buenos Aires.