Cambio (vii) – gerenciando la transición

“El GANTT es una excelente herramienta, pero nunca produjo un cambio
… las personas son quienes los realizan”
Líder de Proyecto

Cuando el camino se ha comenzado, es importante mantener el destino claro, la razón por la que hacemos algo, los aspectos que se procuran mejor, en definitiva el objetivo del cambio; pero a pesar de la voluntad –algo que desarrollamos en otras entregas- el cambio precisa tiempo, más cuando estos son significativos.

Saber qué hacer implica tener en claro las “efectividades conducentes” que vamos a poner en marcha para que lo esperado se materialice, y esto hace recomendable elaborar un plan, que identificando las “efectividades conducentes” asigne prioridades, recursos y establezca claramente los puntos intermedios de nuestro camino.

Aún en la tierra de los consuelos, tener un objetivo al ochenta por ciento genera dos lecturas, por un lado el entusiasta…

“¡Vamos bien!”

y por el otro el lacónico

“¡Está incompleto!”

Del mismo modo que una casa al ochenta por ciento puede ser el hábitat deseado por un desamparado, puede ser inhabitable para una familia. Ambas lecturas podrán convivir pero en algún momento deben converger para disponer de respuestas institucionales claras.

Para evitar esto los cambios si disponen de tiempo deben ser planeados, para ello se debe tener presente que implican definir una secuencia, estableciendo instancias críticas, indicadores y mediciones que sean compartidas para que evitar la coexistencia de varias lecturas.

A menudo estos procesos buscan explicar las divergencias desde la culpabilidad y la responsabilidad, sin atender que aún cuando sean pertinentes, se trata de dos facetas que el cambio produce.

¿Un plan es una garantía de éxito?

De ninguna manera, pero sin dudas cuando se requiere organización, un plan será mejor que la improvisación.

Cambio (iv) – Lanzamiento

“No puede ser quien necesito ser, si continuo siendo quien soy”
Max De Pree

Todo proceso de cambio genera entusiasmos y ansiedades, es mucho más fácil canalizar el entusiasmo que gestionar las ansiedades, no obstante se trata de “fenómenos gemelos” que usualmente estarán presentes, en mayor o menor medidas estarán y es bueno trabajar con ellos.

Los seres humanos (como especie inteligente que somos) tendemos a crearnos explicaciones cuando no disponemos de información completa, cuando esto se da es natural que especulemos, imaginemos, fantaseemos.

Por ende el cambio requiere para que se de inicio un conjunto de acciones que como plantea nuestra cita inicial implique que algo habitual se realizará de manera diferente, que algo que no existía ahora verá la luz, implica sencillamente un antes y un después.

Presentar el cambio a quienes no lo dirigen es un acto de comunicación y liderazgo, en esta entrega nos concentraremos en el rol de la comunicación mostrando particularidades que la “explicación oficial” debe contener.

Para presentar el cambio corresponderá elaborar y comunicar las siguientes preguntas, procurando ser tan espontáneo y sincero como la situación lo permita; veamos algunos ejemplos:

Qué se va a realizar

Se realizará un diagnóstico revisando todos los procesos operativos de la compañía; es decir, cómo compramos, vendemos, cobramos y pagamos. Analizará cómo decidimos y qué tan eficiente somos.

El diagnóstico nos permitirá contar con una visión de las oportunidades de mejoras que tenemos.

Por qué se va a realizar

Venimos creciendo a ritmo sostenido y hace un par de años que el tiempo dedicado a cada decisión y por ende su calidad viene disminuyendo.

Somos conscientes que podemos mejorar y sentimos que ahora podemos hacerlo.

Precisamos una mirada diferente a lo que nos pasa, es una oportunidad que debemos aprovecharla para ver cómo repensamos lo que cotidianamente llevamos adelante.

Estamos atravesando algunas dificultades en ciertos aspectos del negocio y entendemos que esto nos podrá ayudar a mejorarlas.

Cómo se realizará

El equipo contratado interactuará con la organización y realizará:

·         Un relevamiento sobre cómo se realizan los procesos,

·         Entrevistas a cada integrante de la organización,

·         Requerirá información específica del funcionamiento de la organización,

·         Efectuará un análisis detectando oportunidades.

En cada uno de los encuentros, los consultores explicarán cuál es el propósito de la reunión, qué procuran, qué precisarán.

Qué se puede esperar

El equipo contratado tiene por propósito emitir su opinión en un período de tiempo, al cabo del cual presentará:

·         Un diagnóstico de nuestra organización, cómo estamos en términos de los procesos, cómo está funcionando nuestro sistema de gestión, qué oportunidades de mejora tiene nuestro esquema de control interno.

·         Por cada oportunidad de mejora detectada, presentarán una propuesta de cambio para que la dirección decida si avanza o no en su implementación.

Quienes no dirigen la organización y participan del cambio valoran ciertos aspectos del mismo que es conveniente resaltar, entre ellos:

·         El valor de la coherencia del discurso y los actos, por lo general el entusiasmo se desvanece cuando perciben incoherencias; así por ejemplo si algo es declamado como importante pero no se le dedica mucho tiempo entonces no es tan importante.

·         La ilusión del control, a quien dirige no le puede faltar información y es bueno que la utilice como feedback (retroalimentación) con la gente que participa del cambio, a veces como preguntas (¿Cómo andamos? ¿Qué le parece lo que estamos haciendo?). Quienes no participan de la dirección deben tener la impresión que casi todo está organizado en el proceso, aunque esto sea sólo una ilusión.

·         Los límites del cambio y el “impacto esperado”, es importante definirle qué vamos a cambiar y qué parte del cambio le toca a cada uno, así por ejemplo:

o        Vamos a cambiar los procesos, detectar si existen falencias en nuestra seguridad informática, mejorar nuestra comprensión y utilización del sistema de gestión, identificar actitudes y comportamientos que no nos favorezcan.

o        El cambio implicará capacitación cuando esta sea necesaria, asistencia cuando sea requerida, reconocimiento cuando este sea justificado; puede implicar cambio de hábitos no sólo del personal operativo, sino de mandos medios y la dirección.

A veces el cambio se parece bastante a realizar una obra edilicia mientras estamos viviendo en la casa, habrá polvo, habrá ruidos, pero al final de cuentas, hacemos todo esto para estar y vivir mejor.

Cambio (i) – Liberarse de las excusas

Con este post se inicia una nueva serie de entregas que serán dedicas al cambio y la transición empresarial; en esta primera oportunidad me guiaré por algunos comentarios que presenté en un desayuno en donde había varios interesados en la temática.

Para comenzar y como es previsible, se trata de una cuestión de lo más convocante y atrapante, entiendo que esto se debe al encanto de lo nuevo, a la facilidad con que se puede verbalizar realidades diferentes sin ponerse a pensar en la ataduras y condicionantes de la realidad.

En el encuentro mencionado, cada participante debía responder a tres interrogantes:

¿Qué es cambiar? ¿Cuáles son los abordajes posibles? ¿Cómo manejar la transición?

Para responder qué es cambiar, se debe precisar su definición y su trascendencia empresarial, es así porque cuando se habla de cambio no siempre tenemos lo mismo en mente; acotar la dimensión de significados es importante de manera de fijar el horizonte de atención, puesto que hay quien se imagina el cambio como modificar una tarea, un proceso, otros llaman cambio a “sacar” a una persona o modificar una estructura, a veces se refiere a cambiar una línea de productos o relocalizar una planta. Si todo lo anterior es cambiar, entonces hay grados de complejidad y dificultad de cambio y esto es algo que es necesario tener presente, puesto que:

¡No existe cambio sin dificultad y sin complejidad!

Por más que ambos factores (dificultad y complejidad) vengan dados, cada líder puede trabajar sobre ellos, por ejemplo si en una situación existen una serie de cambios que se deben realizar, se podrá optar por el famoso “one shot” o articular el también famoso “step-by-step”.

¡Definir el abordaje es una tarea indelegable del líder!

Cada una de las variantes, ofrece sus ventajas, en todo caso el desarrollo por etapas intenta reducir el traumatismo que debe asimilar la organización, sin embargo alarga la exposición de la organización al cambio.

¿Cuál es mejor?

Es difícil responder en abstracto, suponiendo que la voluntad para llevar adelante el cambio está, entonces la respuesta a la pregunta sobre la mejor alternativa dependerá de la situación particular de la organización, aquí se puede hablar de:

·         La disponibilidad del recurso humano necesario y su alineación para con el cambio (o al menos que la resistencia entre los actores no sea algo esencial).

·         La urgencia que tenga la institución para instrumentar el cambio determina su abordaje, puesto que si no hay tiempo para elaborar el paso-a-paso no habrá posibilidad de considerarlo.

·         Si la urgencia no es necesaria, entonces se puede optar y allí la preferencia de la alta dirección y del líder, puesto que cada “agente de cambio” intenta darle su impronta al proceso.

Por su parte mucho se ha documentado, y en verdad se trata de un punto común, el hablar de la resistencia al cambio… o debería decir el temor a lo desconocido; en mi experiencia, nada me ha resultado más importante para lidiar con este viejo dilema que comunicar la “realidad esperada”.

La resistencia al cambio generada en una insuficiente comunicación es un lujo carísimo para un proceso de cambio, es necesario que al menos los actores claves sepan y conozcan las expectativas de comportamiento, la justificación del cambio y cómo quedaremos parados luego del cambios, la comunicación es algo crítico, puesto que reduce las barreras al cambio y dicho en criollo, libera al proceso de las excusas.

Hasta la próxima.

Momentum

When your company is working in changing a particular organizational characteristic, not only the will and resources are needed; in fact, areas involved will need to keep working and at the same time introduce the change, for sure the leadership of the process must fit providing the skills the process need.

There is an invisible flow in every change that you must understand, or at least do not underestimate, it is not about a cosmic energy conspiring against the change, but is a human mood pushing in a specific north.No matter if you have planned for months, sometimes the process won’t work as a machine or like you had predicted, just because of human being behavior in particular moments will run as water flowing down in a cascade.

How could you understand that momentum?

Momentum is related with moods, goals, and results, it is about how the things are going on and how the people’s predisposition affects a process, it is a single phenomena but also a collective trend; for instance in FIBA’s football (my favorite sport) you not only need to have the ball, you ought to make goals when it counts and that is the main idea, make your point when is needed or when you public is expecting.

Those “goals” will allow you to align people around the change in your company, goals are the message, communicating them previously and contrasting the reality after reaching it, make the message even clearer for your audience.

In a conference I gave recently, a person shared that bad momentum is a good sample of bad planning, I answered … yes and no. There are two sides in this coin, the good momentum and the bad momentum, the first is the one that runs in your favor, the other one is the challenge you have to handle, Davidson Frame in recent book pointed out that always something will go wrong in a project, do not try to avoid them, just manage them.

Management and Leadership are key issues here, because in some way the bad momentum are feed by insatisfaction caused by slow motions of good momentums; if you expect bad momentum be prepared for, identifying key issues, and if you don’t have that sensibility to find the signs, you will need some in your team with that perception.Anticipation rather than reaction is useful, but also the determination will show to your people the necessary process force.

What if the process is going in the wrong way?

A simple question demands a simple answer; if the process is going in the wrong way you will reach the wrong place; do not overestimate the planning process, goals must defined for some experienced and/or senior manager and/or visionary leader; the planning is about using resources, making steps, and measuring; for sure you will need feedback to check the milestones and correct what it has to.

¿Por qué el agua no hierve sola?

Una de las cuestiones más interesantes que ha menudo encuentro en mi labor profesional es la disociación que existe entre el decidir y el hacer, entre el pensar y el lograr, entre el diseñar y el materializar.

Hace un tiempo trabajando con un joven empresario, Ejecutivo en Jefe de un grupo de empresas -la mayoría de ellas de su propiedad-, y con un crecimiento constante durante los últimos años se dió la circunstancia de asistirlo en una srie de medidas que tenía por propósito:

A nivel institucional, se apuntaba a consolidar un modelo de funcionamiento organizacional determinado, el que incluía reforzar una estructura matricial, creación de un Directorio que funcionando como un órgano colegiado pudiera asumir funciones ejecutivas, y por último desarrollar la conciencia de grupo empresario y sus interrelaciones.

A nivel operativo, se pensaba en actualizar las normas y procedimientos administrativos.
como medio para establecer un andamiaje de controles respecto del funcionamiento institucional caracterizado por informalidades y zonas grises.

A nivel de modelo de gestión implicaba descargar la agenda del #1 con el propósito de: a) Orientar más sus funciones a aspectos estratégicos y delegar cuestiones a la línea gerencial, b) Cambiar el protagonismo en lo operativo, de modo de desarrollar a los gerentes, c) Consolidar el funcionamiento mediante la incorporación de buenas prácticas empresariales.

Definido el plan, aprobado por el Directorio Ejecutivo, identificado los actores se comenzó a andar el camino de la transformación, pero no tardó mucho tiempo en aparecer la primera resistencia al cambio; sucesivas interacciones nos permitió concluir que sencillamente él no estaba preparado para el cambio -al menos por ahora-, puesto que plantear una transformación implica no sólo ir desarrollando los mecanismos que aseguren que la organización siga funcionando con los niveles de eficiencia acostumbrados, pero también que se puedan permitir “errores de aprendizaje” cuya repercusión esté acotada.

Nuestro jóven #1 prontó comenzó a cuestionar el propio cambio porque lo alejaba de lo conocido, porque no había soluciones mágicas, porque no había nada instantaneo; recién ahí tomó conciencia que “el agua no hierve sola”, y que los tiempos que se colocan en un plan si tienen un fundamento es por así deben ser.

El agua para hervir precisa de energia, calor para subir temperatura; el que agua esté hiriviendo la vuelve más peligrosa es cierto, pero también que no todos los que tratan con agua caliente se queman y por eso lo importante del plan.

Nuestro jóven #1 continúa y continuará teniendo éxito empresarial, pero aún no decidió valorar un plan, plazos y recursos asignados.